Integritetspolicy

Personuppgiftsansvar och grund för behandling

Detta integritetsskyddsmeddelande gäller när Nära & Kära AB (”Nära & Kära”, ”vi”, ”vår”,”oss”), organisationsnummer 556947–2490, Antennvägen 12 a, 135 48 Tyresö, utför behandling av personuppgifter som avser personer som använder Nära & Kära tjänster (”du”, ”dig”, ”dina”). Nära & Käras behandling av personuppgifter följer den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679, (”GDPR”).

Behandling av personuppgifter vid nyttjande av Nära & Käras tjänster sker med grund i ett avtal med antingen dig som privatperson eller det företag som du, den registrerade, representerar. Behandling sker även för att följa rättsliga förpliktelser enligt lag och myndighetsbeslut.

Personuppgifter som behandlas

En personuppgift är all information som direkt eller indirekt kan knytas till en levande
person. Nära & Kära samlar in och behandlar olika typer av personuppgifter inom ramen för sin verksamhet. Vi kan komma att samla in dina personuppgifter vid ett flertal olika tillfällen. Detta kan t.ex. ske när du eller det företag du representerar interagerar med oss för att sluta ett avtal, när du gör en kontaktförfråga genom vår webbplats eller om du interagerar med oss på sociala medier.

Följande personuppgifter kan Nära & Kära att samla in från dig:

• Uppgift om din identitet – t.ex. förnamn, efternamn och personnummer.
• Dina kontaktuppgifter – t.ex. adress, e-postadress, telefonnummer och befattning.
• Betalningsinformation – t.ex. kundnummer eller annan nödvändiginformation för att genomföra betalningar till eller från Nära & Kära, eller utställa faktura.
• Sociala media aktivitet – t.ex. information om hur du interagerar med oss via vår
  webbplats eller på sociala medier.

Ändamålen med behandlingen

Nära & Kära behandlar dina personuppgifter:

När detta är nödvändigt för att prestera enligt avtal med dig.

• För information om och utförande av tjänster och kontakt med dig.
• För att rikta marknadsföring via sociala medier.
• För att kunna utreda eventuella klagomål.
• Som underlag för fakturering.
• Som krävs för att följa förpliktelser som åvilar Nära & Kära enligt myndighetsbeslut och lag.

För fullständig information om ändamålen och rättslig grund för behandlingen av dina
personuppgifter, se tabellen nedan.

Bevarande av personuppgifter

Personuppgifter bevaras så länge som är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som
beskrivits ovan. Det betyder att de flesta personuppgifter om dig kommer att raderas
automatiskt efter det att en lagstadgad arkiveringstid har löpt ut efter det att vårt avtal
upphört att gälla.

Nära & Kära är till exempel skyldigt att enligt bokföringslagen att bevara vissa
personuppgifter, ex. de som förekommer i fakturor och liknande bokföringsunderlag, i sju år. Personuppgifter som bevaras för bokföringsändamål kommer bara att användas för det syftet.

Uppgifter om dig som kopplas till dig som kund kommer att bevaras så länge du är kund hos oss. När du upphör att vara vår kund, kommer de flesta av dina uppgifter att gallras om de inte behöver bevaras för andra syften. Ett exempel på detta är att vissa uppgifter, såsom uppgifter om din identitet och kundnummer, kommer vi att bevara i 36 månader efter att det att avtalet upphörde i syfte att kunna säkerställa att du var nöjd med vårt arbete.

För fullständig information om hur länge vi bevarar dina personuppgifter, se tabellen nedan.

Gallring av personuppgifter

Personuppgifter raderas eller avpersonifieras när uppgifterna inte längre behöver bevaras och det kommer att ske i enlighet med det som vi beskrev ovan. När Nära & Kära utför en gallring av personuppgifter kan denna inte återkallas/återskapas och när gallringen utförts kan ingen person längre associeras med den information som återstår.

Mottagare av personuppgifter

Nära & Kära samarbetar med och interagerar med andra företag och vi tar hjälp av leverantörer. Vi kommer därför att överföra dina personuppgifter och ta hjälp av andra aktörer för att behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt. Följande typer av mottagare kan bli aktuella:

• Aviseringstjänster – Nära & Kära använder tjänster för att kommunicera med dig, ex. med fakturor eller påminnelser. Dessa företag får bara tillgång till din kontaktuppgift och har åtagit sig att inte dela dina personuppgifter utöver vad som är nödvändigt för att genomföra tjänsten.
• Myndigheter - Nära & Kära kan behöva lämna ut information till myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om du begärt att vi ska göra det. I vissa fall kan Nära & Kära vara förhindrad enligt lag att berätta för dig att dina personuppgifter begärts ut av myndighet.

Nära & Kära behandlar så mycket av sin data som möjligt inom EU/EES. Om data överförs för att behandlas av en leverantör eller underleverantör utanför EU/EES har mottagaren alltid ingått avtalsvillkor med Nära & Kära som säkerställer att mottagaren upprätthåller en skyddsnivå jämförbar med EU/EES i enlighet med kapitel V GDPR.

Informationssäkerhet

Nära & Kära vidtar som personuppgiftsansvarig lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas i enlighet med avsnitt 2 av GDPR. Vi har särskilda interna riktlinjer och processer för att hantera frågor om informationssäkerhet och för att förhindra och upptäcka läckor.

Om dina personuppgifter omfattas av en inträffad säkerhetsincident (så kallad
”personuppgiftsincident”) kan vi komma att kontakta dig i enlighet med Artikel 34 GDPR.

Dina rättigheter

• Återkalla samtycke: Du har rätt att utan kostnad återkalla samtycke till en viss behandling utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen innan återkallandet. Detta gör du genom att skicka en e-post till kundtjanst@naraokara.se.
• Rätt till begränsning av behandling: Du har rätt att begära att behandlingen begränsas till lagring och att invända mot behandlingen. Du kan exempelvis välja att avregistrera dig från nyhetsbrev och andra utskick genom att följa en länk i dessa utskick eller genom att skicka en e-post till kundtjanst@naraokara.se.

• Rätt att göra invändningar: Du kan när som helst göra invändningar mot behandling av personuppgifter som Nära & Kära grundar på sitt berättigade intresse. Du kan även när som helst göra invändningar mot att dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring. Vill du göra en invändning mot en behandling gör du detta genom att kontakta oss via e- post till kundtjanst@naraokara.se.

• Rätt till tillgång: Du har även rätt att begära ett registerutdrag, i elektroniskt format eller på papper. Nära & Kära kommer att sammanställa information om hur dina personuppgifter behandlas och skicka denna till dig, normalt sett inom en månad. Detta gör du genom att skicka en e-post till kundtjanst@naraokara.se.
• Rätt till rättelse: Du har rätt att begära att Nära & Kära rättar personuppgifter som du anser är felaktiga och att komma in med kompletterande personuppgifter (i särskilda fall) om du anser att de personuppgifter Nära & Kära har behandlat har gett en felaktig bild av dig. Detta gör du genom att skicka en e-post till kundtjanst@naraokara.se.
• Rätt till dataportabilitet: Du kan be oss att flytta dina personuppgifter från vår IT miljö till någon annan, antingen ett annat företag eller till dig genom att kontakta oss via e-post till kundtjanst@naraokara.se. Detta gäller inte uppgifter som Nära &Kära är skyldiga att bevara enligt lag.
• Rätt till radering: Du har rätten att begära att Nära &Kära raderar dina personuppgifter. Vi kommer då att radera personuppgifter som vi inte måste bevara för att uppfylla rättsliga förpliktelser. Nära &Kära kommer också att fortsätta behandla personuppgifter i vissa andra fall, bland annat när personuppgifter måste behandlas för att uppfylla ett avtal med dig. Detta gör du genom att skicka en e-post till kundtjanst@naraokara.se.

Om anser att vi har gjort något felaktigt eller inte lever upp till detta
integritetsskyddsmeddelande ser vi gärna att du kontaktar oss i första hand,
kundtjanst@naraokara.se, men du har alltid rätten att inge klagomål till
Integritetsskyddsmyndigheten, för mer information se www.imy.se.